מהייעוץ ועד עבודה שוטפת
מבינים את העבודה
עוברים יחד על ה-workflow הקיים: מי מתחיל אותו, מה נכנס, באילו כלים עובדים, איפה נתקעים ומה נחשב סיום מוצלח.
מגדירים כללים
קובעים אילו פעולות מותר לבצע, אילו נתונים דרושים, מתי צריך אישור ומתי מעבירים את הטיפול לאדם.
בונים ומחברים
מחברים את המערכות שאושרו, בונים את מסלול העבודה ובודקים תרחישים רגילים, חריגות ומצבי כשל.
עולים, מודדים ומשפרים
מעלים את העובד לאוויר, עוקבים אחרי עבודה שהושלמה ומשפרים את הכללים לפי נתונים ומשוב מהצוות.
איך בוחרים את ה-workflow הראשון
מחפשים עבודה שחוזרת בתדירות מספקת, עוברת בין כלים או אנשים, ויש לה התחלה וסוף שאפשר לזהות. היא צריכה להיות חשובה מספיק כדי להצדיק שינוי, אבל מוגדרת מספיק כדי שאפשר יהיה לבדוק אותה בלי להכניס את כל העסק לפרויקט אחד.
נקודת פתיחה טובה יכולה להיות ליד חדש שצריך לקבל תשובה ולהיכנס ל-CRM, תיאום פגישה שמערב WhatsApp ויומן, טיפול במסמך קבוע או העברה מסודרת של חריגה לאדם הנכון. המדריך שלנו על בחירת ה-workflow הראשון כולל מבחן קצר ודוגמאות.
בייעוץ אנחנו עוזרים להפוך תיאור פשוט של העבודה למסלול שאפשר לבנות, לבדוק ולמדוד.
הרשאות, אישורים וגבולות
העובד מתחבר רק לחשבונות, לשדות ולפעולות שאושרו מראש. אנחנו מגדירים יחד אילו פעולות יכולות להתבצע אוטומטית, אילו דורשות אישור ואילו חייבות לעבור לאדם. בעל העסק או מנהל מורשה נשאר בעל השליטה בחיבורים ובהרשאות.
ב-workflow טוב גם מצב של חוסר ודאות הוא חלק מהתכנון. אם חסר מידע, הרשאה בוטלה או מערכת לא זמינה, הפעולה נעצרת בצורה ברורה ומגיעה לטיפול מתאים במקום להמשיך על בסיס ניחוש.
מה כוללות 48 השעות
GIMMI משלימה את הבנייה המותאמת, החיבורים, הבדיקות והעלייה לאוויר בתוך 48 שעות מהייעוץ. כדי לעמוד בזה, צריך שהגורמים המורשים יהיו זמינים לאשר את ה-workflow ולתת גישה למערכות שנבחרו. אם מערכת חיצונית דורשת אישור או בדיקה שאינם בשליטת GIMMI, נציג את התלות הזאת בצורה ברורה.
לאחר העלייה העבודה לא נעצרת. ליווי ותמיכה זמינים 24/7, ואנחנו ממשיכים לבדוק תוצאות, לתקן נקודות חיכוך ולהרחיב רק כשה-workflow הראשון יציב ומועיל.
איך מודדים תוצאה
לפני העלייה מסכימים על קו בסיס לאותו workflow: כמה עבודה הושלמה, כמה זמן צוות נדרש, כמה תיקונים נעשו ומה היתה העלות למשימה שהושלמה. אחר כך משווים את אותה עבודה באותה הגדרה.
היעד הציבורי של GIMMI הוא עד פי 10 יותר עבודה שהושלמה, בעלות נמוכה ב-90% למשימה לעומת אותו workflow ידני. זו מטרה שנמדדת מול קו בסיס מוסכם, לא הבטחה שכל workflow יגיע לאותה תוצאה. המדריך על מדידת ROI לעובד AI מסביר איך לבנות את ההשוואה.
מה כדאי להכין לייעוץ
- דוגמה אחת לעבודה שחוזרת על עצמה ומי מטפל בה היום.
- שמות המערכות שבהן העבודה מתבצעת ומי רשאי לאשר חיבור.
- שניים או שלושה תרחישים רגילים, ועוד חריגה אחת שמצריכה שיקול דעת.
- הגדרה פשוטה למה ייחשב שיפור: זמן, נפח, איכות, עלות או שילוב ביניהם.
אם עדיין אין תשובות לכל הסעיפים, זה בסדר. מספיק להגיע עם עבודה אחת שמרגישה כבדה, איטית או מפוצלת בין יותר מדי כלים.