כל מערכת נשארת המקור הקובע למידע שלה
CRM ממשיך להחזיק את מצב הליד או הלקוח. היומן ממשיך להחזיק את הפגישה. מסמך ממשיך לחיות במקום שבו הצוות מנהל אותו. GIMMI לא מעתיקה את העסק לפלטפורמה חדשה, אלא מעבירה את העבודה בין המערכות לפי כללים שנקבעו מראש.
לפני כל חיבור מגדירים אילו נתונים נכנסים ל-workflow, אילו פעולות נדרשות ואיפה צריך לעצור לאישור. ההתאמה נעשית למערכות ולחשבונות של העסק, ולכן בייעוץ בודקים גם את המוצר הספציפי, סוג החשבון והגישה הזמינה.
קטגוריות החיבורים שכבר פעילות
כל קטגוריות החיבורים שמוצגות באתר פעילות. הטבלה מתארת את התפקיד האפשרי שלהן בתוך workflow. החיבור המדויק נבחר לפי הכלים שכבר קיימים בעסק.
| קטגוריה | מה היא יכולה לעשות ב-workflow | דוגמה |
|---|---|---|
| לקבל פנייה, לשאול שאלות, לשלוח עדכון או להעביר לאדם. | שיחה עם ליד לפני פתיחת רשומה. | |
| CRM | לקרוא ולשמור פרטי קשר, סטטוס, משימה והערה. | יצירת ליד ועדכון השלב הבא. |
| דוא״ל | לקלוט הודעה, להכין או לשלוח מענה ולתעד התכתבות. | מיון פנייה ושליחת אישור קבלה. |
| יומנים | לבדוק זמינות, לקבוע, לעדכן או לבטל אירוע לפי הרשאה. | תיאום פגישה ושמירת הקישור ב-CRM. |
| מסמכים וקבצים | לקרוא, לחלץ, ליצור או לשמור מידע ב-Google Drive, ב-OneDrive, בקובצי PDF ובקבצים אחרים. | הפיכת מסמך לשורות מסודרות לבדיקה. |
| תפעול | להעביר משימה, לעדכן מצב ולרכז הקשר בין מערכות. | פתיחת משימה לצוות עם כל הפרטים. |
| כספים | להעביר נתונים מאושרים, להכין בדיקה או לסמן חריגה. | התראה על התאמה שחסרה לפני טיפול אנושי. |
כשאין חיבור מוכן מהמדף
GIMMI בונה גם חיבורים מותאמים דרך API, Webhook, קובצי CSV, העברת SFTP ומערכות פנימיות. בוחרים את הדרך הפשוטה והיציבה ביותר שהמערכת מאפשרת, בלי להוסיף שכבה חדשה אם החיבור הקיים כבר עושה את העבודה.
בייעוץ בודקים תיעוד, הרשאות, מגבלות קצב, מבנה נתונים ודרך בטוחה לבדיקה. אם מערכת לא מאפשרת פעולה מסוימת, ה-workflow מתוכנן סביב המגבלה במקום להבטיח חיבור שלא קיים.
מי שולט בחיבורים ובהרשאות
הלקוח מחבר חשבונות שבבעלותו או שהוא מורשה לנהל. GIMMI מבקשת רק את הגישה שנדרשת לעבודה שסוכמה, והעובד פועל רק בשדות ובפעולות שאושרו. אפשר להגדיר נקודות אישור, מגבלות לפי משתמש וכללים להעברה לאדם.
סיסמאות ונתונים רגישים שלא דרושים לעבודה לא שולחים בצ׳אט. כשאפשר, משתמשים במסלולי הרשאה רשמיים של המערכת. מנהל מורשה יכול לבטל גישה, ואז הפעולה התלויה בה נעצרת ומציגה מצב ברור.
מה קורה כשמשהו משתבש
חיבור טוב צריך לדעת להבדיל בין פעולה חדשה לבין ניסיון חוזר, לזהות מידע שכבר טופל ולהשאיר עקבות שאפשר לבדוק. לכן מתכננים מזהים יציבים, מניעת כפילויות, מצבי הצלחה וכשל וניסיון חוזר רק במקום שבו הוא בטוח.
אם מערכת חיצונית לא זמינה, נתון חסר או פעולה נדחית, ה-workflow לא אמור להעמיד פנים שהעבודה הושלמה. הוא מתעד את המצב, עוצר בנקודה הנכונה ומעדכן את האדם שאחראי להמשך.
דוגמה: ליד מ-WhatsApp לפגישה מתועדת
- הודעה חדשה נכנסת ב-WhatsApp.
- העובד אוסף רק את הפרטים הנדרשים ובודק אם איש הקשר כבר קיים.
- ה-CRM נוצר או מתעדכן בלי להכפיל רשומה.
- היומן מציע זמנים זמינים לפי הכללים שאושרו.
- לאחר בחירה, הפגישה נשמרת והסטטוס ב-CRM מתעדכן.
- אם חסר מידע או נדרש שיקול דעת, השיחה עוברת לאדם עם ההקשר שכבר נאסף.
זו דוגמה להמחשה. המבנה המדויק נקבע לפי המערכות, ההרשאות ודרך העבודה של העסק. המדריך על חיבור WhatsApp, CRM ויומן מפרט את התכנון, מניעת הכפילויות והבדיקות.
מה כדאי להביא למיפוי חיבורים
- שמות המוצרים והחשבונות שבהם ה-workflow משתמש היום.
- אדם שמורשה לאשר את החיבור ואת היקף הגישה.
- דוגמה אמיתית של המידע שנכנס ושל התוצאה הרצויה.
- רשימת פעולות שמותר לבצע אוטומטית ופעולות שדורשות אישור.